Los viajes corporativos son una herramienta de trabajo para muchas empresas cuando necesitan que sus empleados se mantengan en contacto cara a cara con otros miembros de la empresa, clientes o proveedores, que están en distintas ubicaciones físicas, ya sea a nivel nacional o internacional.
Aun cuando hoy día hay amplia gama de tecnologías y recursos que permiten la comunicación y reuniones a distancia como videoconferencias, en algunos casos las compañías consideran que es clave viajar y hacer el encuentro de manera más personal.
Como lo más probable es que organizar viajes corporativos no sea la especialidad de su empresa la forma mas efectiva de que este proceso fluya adecuadamente es implementar políticas corporativas para viajes.
Es importante que este conjunto de normas estén escritas, y se garantice que los empleados tengan conocimiento de las mismas para poder exigir su cumplimiento, si no están escritas es más difícil exigir el cumplimiento.
Tener políticas claras para viajes corporativos y comunicarlas debidamente a los empleados evita problemas y permite un mejor control sobre los gastos.
Entre los aspectos que deben abordarse al establecer estas políticas de viaje son las normas para viajar, clase a elegir, procesos de aprobación previos, etc.
Cuanto más claras estén las normas, menos probabilidad habrá de que se presenten malos entendidos o situaciones de complicación en el viaje.
Si en tu empresa son frecuentes los viajes corporativos del personal, puedes tener un departamento interno de gestión de viajes o una agencia externa que se encargue de toda la gestión previo acuerdo sobre las normas y en base a la política interna para viajes corporativos.
Si bien el objetivo de un viaje corporativo es que se logre con éxito lo que lo motivó, no es menos importante que se pueda cumplir respetando los costos destinados para el mismo.
Incluso algunas empresas calculan el “retorno” de la inversión que se está haciendo en el viaje corporativo.
Lo más importante en los viajes de empresa
Es por ello que para superar estos desafíos y cumplir con los objetivos de la política de viajes se tengan en cuenta ciertos aspectos como:
1.- Contactar proveedores y lograr acuerdos por cantidad de viajes, permite conseguir descuentos tanto en líneas aéreas como en hoteles.
2.- Reservas anticipadas permiten conseguir mejores tarifas.
3.-Planificar el viaje con tiempo y poder hacer comparativas entre varias alternativas tanto de alojamiento como de traslados comidas, etc.
4.- Uso de tarjetas corporativas reduce el tiempo a la hora de recopilar facturas, y recibos.
5.- Uso de tecnologías como comparadores online, apps móviles, permite gestionar mejor los viajes y sin menos complicaciones.
Agencias de viajes para organizar viajes de negocio
Confiar en especialistas para todo este proceso, contratar una agencia o consultora de viajes le ofrece las siguientes ventajas:
- Manejan volúmenes al ocuparse de gestionar los viajes de gran cantidad de clientes, y con esto la posibilidad de conseguir tarifas al mayor, y no solo mejores tarifas, también condiciones más ventajosas.
- Planificar viajes corporativos es su trabajo, por lo tanto tienen experiencia en ello, esto significa que saben mucho de lo que están haciendo.
- Las agencias tienen a su disposición información de uso no frecuente con la que pueden adaptar viajes, tarifas, vuelos, etc. Secretos de la profesión que les permite hacer su trabajo de manera más eficiente, garantizándole la optimización de tiempo y recursos.
Tendencias en los viajes corporativos
El informe de Carlson Wagonlit Travel (CWT) “Mas rápido, más inteligente, ¿mejor?», publicado en 2015 menciona las cinco tendencias clave que estaban transformando el mundo de los viajes corporativos, estas son: personalización, tecnología móvil, economía colaborativa, nuevas formas de reserva y nuevas soluciones de pago.
Esta tendencia aún está vigente a día de hoy.
Los ejecutivos que viajan por negocios adoptan nuevas herramientas y aplicaciones inspiradas en los viajes de placer como la economía del compartir.
Innovaciones como big data, tarjetas de crédito virtuales, están construyendo el camino hacia la tendencia denominada “markets of one”, que quiere decir nivel de servicio y preferencias personales que hacen sentir al cliente que se le esta tratado con exclusividad.
Otra de las tendencias en viajes corporativos es la personalización de productos y servicios Las compañías ofrecen paquetes que se ajustan cada vez más al perfil de cada cliente y contactan con ellos antes y después del viaje, para mejorar la experiencia de usuario y establecer medidas correctoras si fuera necesario.
Aplicaciones de realidad aumentada, ponen a disposición de los viajeros toda la información sobre medios de transporte, hoteles, restaurantes y lugares de interés más importantes.
¿Qué opinan los viajeros de negocios de esta experiencia?
El 92% considera que los pros superan a los contras, los más entusiastas son los canadienses 96% de los que viajan por negocios ven más aspectos positivos que negativos y en cuanto a los españoles 95% tienen una opinión positiva de los viajes corporativos que realizan.
Entre los aspectos positivos que ven los viajeros de negocios están: visitar un nuevo destino, conocer cara a cara personas con las que durante años han tenido contacto telefónico o por email, establecer contacto con personas que pueden hacer crecer el negocio, cambiar la rutina laboral, desarrollar la confianza, conocer mejor a la gente con la que se trabaja a distancia.
Una tendencia actual es extender el viaje de negocios unos días más para que los ejecutivos los dediquen al ocio.
El 76% de las empresas se muestran favorables a ello siempre y cuando los ejecutivos se hagan cargo de los gastos durante estos días adicionales.
Las más proclives a ello son las de Asia Pacifico (79%) y las menos las Europeas (70%) Si de empresas españolas hablamos el 88% está de acuerdo con esta práctica.
La media de veces en la que los ejecutivos han extendido los días de viaje para actividades de ocio es de 2.4 en los últimos doce meses. La media global de días de extensión fue de 4.3 días.
Bleisure-travel es la nueva modalidad en viajes de negocios
Es el término que se utiliza a la extensión de días para ocio una vez finalizadas las tareas de negocios.
Este término proviene del inglés, es un acrónimo resultado de combinar business y leisure, negocios y ocio, se refiere a la actividad de combinar viajes de negocios con tiempo libre.
En castellano este término se conoce también como laborocio.
Quienes han practicado el bleisure reconocen entre sus beneficios que trabajan mejor, tienen menos estrés, y mayor productividad en los resultados.
Hay que cuidarse de no sufrir el tan temido síndrome Burnout, tanto si eres empleado como si eres el director de una gran compañía, por eso, sería recomendable tener en cuenta esta nueva tendencia que te proponemos hoy.
La práctica más habitual es alargar la estancia durante el fin de semana para disfrutar de tiempo libre en la ciudad destino.
Al momento de evaluar esta práctica por género encontramos que los hombres son más propensos que las mujeres a alargar la estancia.
La mayoría optan por quedarse solos, otros suelen compartir con otros compañeros de viaje e incluso la familia.
Entre los mejores destinos para combinar negocio y ocio están:
1.- Londres.
2.-Frankfurt.
3.-Tokio.
4.-Barcelona.
5.- Calpe.
Balnearios, algún recorrido turístico por el lugar o una ruta gastronómica serían buenas opciones para disfrutar de un broche final en tus viajes de negocios, ¿no te parece?
Esperamos que todos estos datos y recomendaciones que te hemos dado te sirvan para asegurar un viaje corporativo de éxito, tanto si eres el ejecutivo que lo realiza, como si eres la empresa que lo organiza.
¡Hasta pronto!
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